Nichts ist so beständig wie Veränderungen. Veränderungen oder Anpassungen an bestehende Abläufe treten fast täglich auf. Darauf muss ein Unternehmen reagieren und sich den Veränderungen anpassen. Dies sind zum Teil Veränderungen die von außen an den Betrieb herangetragen werden, genauso können interne Abläufe plötzlich nicht mehr aktuell sein.
Unser System
Eine browserbezogene Anwendung muss auf keinem Rechner installiert sein, es genügt ein Zugriff auf das Inter- / Intranetsystem. Jeder Mitarbeiter der Zugriff auf einen PC hat, kann so schnell und unkompliziert seine Idee oder Verbesserung vorschlagen. Diese Ideen können von einer einfachen Änderung bis hin zu einem komplexen neuen Prozess gehen.
Das System sieht neben der Ideensammlung auch eine Provisionierung bzw. Vergütungen vor. Jeder Mitarbeiter gehört in der Regel einer Abteilung an. In dieser Abteilung wird entschieden ob aus der Idee eine Verbesserung gemacht wird. Es können mehrere Verbesserungen zu einem Projekt zusammengefasst werden. Somit hat man eine komplette Übersicht über alle geplanten Veränderungen in einem Projekt. Das definierte Projekt kann Abteilungsübergreifend sein.
Vorschläge / Ideen
Es gibt zwei unterschiedliche Erfassungsformulare. Das eine Formular beschränkt sich auf die wesentlichen Dinge und ist für den Mitarbeiter / Anwender gedacht. Der Anwender kann dort auf einfache Weise seinen Vorschlag platzieren. Er kann in diesem Formular ein Thema bestimmen, einen längeren Text (Vorschlagstext) verfassen, die Abteilung die es betrifft, auswählen. Weiterhin kann er noch, falls notwendig eine oder mehrere Dateien an den Vorschlag anhängen (Uploadfunktion). Mit jedem neuen Vorschlag wird ein definierter Personenkreis per Email informiert.
Eine Personengruppe (Abteilungsleiter) mit erweiterten Rechten kann diese Ideen / Vorschläge weiter bearbeiten indem man dort Daten wie z.B. Kostenstelle, Nutzenart, Vorschlagsstatus, Beschreibung des Einsparungspotentials, Prämie und Budget erfasst.
Stammdaten
Hierzu gehören Daten wie:
- Standorte
- Kostenstelle
- Geschäftsprozesse
- Mitarbeiter
- Abteilungen
- Projektdefinition
- Phasendefinition
und vieles mehr.
Verbesserungen
Eine neue Verbesserung kann man im System erfassen, wenn der Vorschlagsstatus entsprechend gesetzt wurde. Es können auch Verbesserungen ohne einen Bezug zu einem Vorschlag erfasst werden. Die Verbesserungen können mittels definierter Vorlagen (Workflow) in Phase eingeteilt werden. Diese Workflow’s können selbst über die Vorlagen in den Stammdaten definiert werden. Damit wird ein strukturiertes Abarbeiten der Verbesserungen ermöglicht.
Die Phasen können zum Beispiel so gewählt werden, dass man zuerst eine Analyse vornimmt. Nach der Analyse kann man das Ergebnis der Analyse bewerten und das weitere Vorgehen bestimmen. Zu jeder Phase kann ein Text erfasst, ein Bearbeitungsstatus und ein Fälligkeitstermin vergeben werden. Diese Informationen werden auf den entsprechenden Berichten angezeigt.